Met organisatieontwikkeling werken we aan een organisatie die is toegerust om de huidige en toekomstige vraagstukken van Ede te realiseren. Ontwikkeling is nodig omdat de context waarin de Edese organisatie opereert sterk verandert. Ede maakt een schaalsprong door de groei van het aantal inwoners én door de, in toenemende mate complexe, opgaven waar Ede voor staat. Denk aan het realiseren van woningbouw, de energie- en landbouwtransitie, natuurversterking en de uitdagingen in het sociaal domein. Deze opgaven vragen om profilering op landelijk niveau. Aangevuld met de ambities van Ede en de invulling aan haar regionale centrumrol vraagt deze schaalsprong een verandering in het denken en handelen van de Edese ambtenaren. En aanpassing van de manier waarop we met elkaar werken: in processen, samenwerking, organiseren en sturing.
Om deze veranderingen te realiseren heeft de directie in 2021 het programma Ede in Beweging opgezet. Belangrijke leidende principes zijn een samenhangende aanpak op inhoud, proces en gedrag en het gebruiken van de dagelijkse praktijk als leerschool voor de benodigde aanpassingen (i.p.v. vanuit een blauwdruk werken). We ontwikkelen stap voor stap, met een heldere koers en concrete doelen. Per stap bepalen we wat nodig is om de volgende stap te maken. In 2023 werken we onder andere aan de volgende resultaten:
Realisatiekracht
De organisatie is niet meegegroeid met de groei van Ede. Meer inwoners en bedrijven betekent ook meer werk. We willen een efficiënte organisatie blijven en kunnen voldoen aan het nieuwe type werk dat erbij gekomen is. Aanpakken van de complexere vraagstukken, die met elkaar samenhangen, vragen veel meer van onze organisatie dan voorheen. Dit vraagt om een extra impuls voor de organisatie. Naast het vergroten van de uitvoeringscapaciteit betreft dit het versterking van het strategisch vermogen (om uitvoering beter te richten), versterking van contractmanagement, juridische functies en projectbeheersing.
Het gaat om het maken van slimme keuzes, niet alleen om aantallen medewerkers. Zonder onderbouwing extra medewerkers toevoegen aan de organisatie 'meer van hetzelfde', is niet de oplossing. Dit pakken wij als volgt aan: per taakveld (35 stuks) voeren we in 2022 verdiepende analyses uit om gerichte oplossingen te vinden. We versterken de uitvoering daar waar het aantoonbaar over de schoenen loopt. En we versterken het strategisch vermogen om de uitvoering beter te richten. Dit helpt om scherpere keuzes te maken in beleid, zodat er minder druk op de uitvoering komt. We verwachten in totaal circa twee jaar hiervoor nodig te hebben (analyses, juiste interventies, bemensing, werking, meting, bijstelling).
Dit is exclusief capaciteit voor nieuwe ambities of intensiveringen als gevolg van het bestuursakkoord (= taakverandering/ intensivering). Afweging daarvan vindt plaats bij de perspectiefnota en programmabegroting
Sturing die past bij de aard van vraagstukken
Een groot deel van onze reguliere en wettelijke taken en dienstverlening past goed in een klassiek ingerichte organisatie. Een ander deel vraagt andere sturing. Denk aan afdelingsoverstijgende vraagstukken en complexe vraagstukken die met elkaar samenhangen in een context die aan verandering onderhevig is. We verbeteren de sturing op het samenspel van regulier werk, maatschappelijke opgaven en bestuurlijke ambities door onder andere:
- professionaliseren van opdrachtgever- en opdrachtnemerschap;
- sturing in de ketens van ontwikkeling - vertaling - uitvoering te verankeren in het sturingsmodel;
- toevoegen van horizontale (opgavegerichte) sturing aan het sturingsmodel;
- gremium voor afweging van capaciteitsinzet te benoemen in het sturingsmodel.
Processen en systemen die de veranderde context ondersteunen
De processen en systemen die medewerkers gebruiken in het dagelijks werk, dienen de bovengeschetste beweging te ondersteunen. Veel systemen en processen zijn nog sectoraal ingericht en bevorderen het afdelingsoverstijgend/ opgavegericht werken niet en/of zijn nog te veel gericht op het proces te weinig op het effect op Ede en haar inwoners. In 2023 gaan we aan de slag met:
- verbeteren van ketenprocessen in de uitvoering (afdelingsoverstijgend samenwerken);
- verbeteren van dienstverlening(sprocessen), inclusief houding en gedrag;
- mandaatregeling inrichten conform uitgangspunten sturingsmodel;
- Interne sturingsmiddelen (jaarplannen, bedrijfsvoeringsgesprekken e.d.) inrichten zodat deze de beoogde effecten van aanpassing sturing ondersteunen.
Medewerkers- en leiderschapsontwikkeling
De beweging die Ede maakt, vraagt ontwikkeling van vrijwel iedere medewerker. Voor de een zal die verandering groter zijn dan voor de ander, maar iedereen krijgt ermee te maken. Dit brengen we in kaart met Strategische Personeelsplanning (SPP). Vanuit concrete opgaven (Omgevingswet, Transformatie Sociaal Domein, Wijkgericht Werken, Dienstverlening) maken we de vertaling van werk naar medewerkersontwikkeling. Op basis daarvan heeft iedere medewerker in 2022 een ontwikkelplan gemaakt. We zorgen voor een adequaat leer- en ontwikkelaanbod om deze ontwikkeling te ondersteunen. Hierbij ligt de nadruk op leren in het dagelijks werk: leren door (te durven) doen.
De ontwikkeling van onze organisatie vraagt ook ontwikkeling van leiderschap. De afdelingshoofden zijn de dragende laag van de organisatieontwikkeling. Zij geven richting aan medewerkers bij het vertalen van de veranderende eisen van het werk naar persoonlijke ontwikkeling en scheppen de omstandigheden voor effectief leren en ontwikkelen. In het leiderschapsprogramma vergroten we het handelingsperspectief van de leidinggevenden op het gebied van veranderen en leren en ontwikkelen van hun medewerkers.
De aanpassing van het sturingsmodel vraagt deels een andere rolneming van leidinggevenden. In het leiderschapsprogramma besteden we aandacht welke verandering het aangepaste sturingsmodel vraagt van de leidinggevenden, zowel op groepsniveau als op individueel niveau, en hoe deze verandering te realiseren in het dagelijks werk.